Privacyverklaring Robin Thoma Fotografie

Laatst bijgewerkt: 28 oktober 2026

​

1. Wie ben ik?

Robin Thoma Fotografie is de eenmanszaak van Robin Thoma - Kremers, gevestigd in Nederland. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van mijn fotografiebedrijf, voor zover ik daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke ben.

Contactgegevens

• Bedrijfsnaam: Robin Thoma Fotografie

• Eigenaar: Robin Thoma - Kremers

• E-mail: robinthoma@live.nl

• Website: https://www.robinthoma.nl

• Vestigingsadres: [Venestraat 61, 2266AX Leidschendam-Voorburg]

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via het bovenstaande e-mailadres.

​

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van de opdracht en de manier waarop je contact met mij opneemt, kan ik de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.

• Informatie over de fotografieopdracht, zoals de datum, locatie en gemaakte afspraken.

• Berichten en correspondentie via e-mail, WhatsApp en andere gebruikte contactkanalen.

• Foto's en ander beeldmateriaal waarop personen herkenbaar in beeld kunnen zijn.

• Administratieve gegevens die nodig zijn voor offertes, facturen, betalingen en mijn financiële administratie.

• Gegevens over toestemming voor het gebruik van foto's voor mijn portfolio en promotie.

• Gegevens die je zelf invult in het contactformulier op mijn website.

​

Ik verwerk niet bewust bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. Als dergelijke gegevens toch worden verstrekt of uit een specifieke verwerking blijken, beoordeel ik of verwerking daarvan noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

​

3. Waarom verwerk ik persoonsgegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

- Contact en boekingen

Om vragen te beantwoorden, offertes op te stellen, fotoshoots te plannen en afspraken met klanten te maken.

- Uitvoering van fotografieopdrachten

Om fotoshoots uit te voeren, foto's te selecteren en te bewerken en de afgesproken foto's aan klanten te leveren.

- Opslag en opnieuw leveren van foto's

Om foto's te bewaren en klanten de mogelijkheid te bieden om foto's opnieuw op te vragen wanneer zij deze bijvoorbeeld zijn verloren.

-Portfolio en promotie

Om geselecteerde foto's te presenteren op mijn website, sociale media en andere zakelijke promotiekanalen. Hiervoor gebruik ik een passende wettelijke grondslag en vraag ik, wanneer ik mij op toestemming baseer, vooraf afzonderlijk toestemming.

-Administratie

Om offertes en facturen te verwerken, betalingen bij te houden en te voldoen aan wettelijke administratieve en fiscale verplichtingen.

-Afhandeling van vragen en geschillen

Om afspraken te controleren, vragen of klachten af te handelen en zo nodig mijn rechten vast te stellen of te verdedigen.

​

4. Op welke wettelijke grondslagen verwerk ik gegevens?

Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Afhankelijk van het doel kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om een fotografieopdracht uit te voeren.

• Wettelijke verplichting: voor gegevens die ik op grond van bijvoorbeeld fiscale wetgeving moet bewaren.

• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het zorgvuldig bewaren van bepaalde foto's voor het opnieuw leveren daarvan of voor het behandelen van juridische aanspraken, mits dit noodzakelijk is en mijn belangen niet worden overschaduwd door de privacybelangen en grondrechten van betrokken personen.

• Toestemming: bijvoorbeeld voor publicatie van herkenbare foto's voor mijn portfolio en promotie, wanneer toestemming hiervoor de gekozen wettelijke grondslag is.

Ik beoordeel per verwerking welke grondslag passend is. Toestemming voor publicatie is niet automatisch vereist voor het maken en afleveren van foto's in het kader van een overeengekomen fotoshoot.

​

5. Hoe bewaar en lever ik foto's?

Ik bewaar mijn fotobestanden in beginsel op een externe harde schijf. Daarnaast maak ik tijdens het edit- en afleverproces een extra kopie op een tweede harde schijf of ander opslagmedium.

Voor de levering van foto's maak ik gebruik van Pic-Time en soms van WeTransfer. Hiervoor worden foto's tijdelijk of gedurende de toepasselijke beschikbaarheidsperiode online beschikbaar gesteld. Deze diensten verwerken gegevens die nodig zijn om bestanden te uploaden, beschikbaar te stellen en te downloaden. De Pic-Time galerij kan op verzoek ook worden beschermd met een wachtwoord.

Mijn klantcommunicatie verloopt onder andere via Outlook, WhatsApp, e-mail en het contactformulier op mijn website. Daardoor kunnen relevante contactgegevens en berichten ook in deze systemen aanwezig zijn.

Ik streef ernaar de toegang tot persoonsgegevens te beperken en passende beveiligingsmaatregelen te nemen voor mijn eigen apparatuur, accounts en opslagmedia. Voor de online diensten die ik gebruik, gelden daarnaast de toepasselijke privacyvoorwaarden en afspraken over gegevensverwerking.

​

6. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een andere geldige grondslag verdere bewaring rechtvaardigt.

- Foto's voor klanten

Ik streef ernaar foto's langdurig beschikbaar te houden. Dit heeft onder andere als doel klanten te kunnen helpen wanneer zij jaren later vragen om foto's opnieuw te ontvangen die zij zelf niet meer hebben.

Ik wil foto's in beginsel langdurig bewaren, maar beoordeel de noodzaak van verdere bewaring aan de hand van het doel, de afspraken met de klant, de privacybelangen van de afgebeelde personen en de toepasselijke wetgeving.

Mijn algemene voorwaarden kunnen een minimale bewaartermijn van één jaar bevatten. Dit is geen automatische wettelijke bewaartermijn voor alle foto's. Ook na deze periode moet verdere bewaring passen binnen de AVG.

-Foto's voor mijn portfolio en promotie

Foto's die ik voor mijn portfolio of promotie wil bewaren, behandel ik afzonderlijk van foto's die ik uitsluitend voor de uitvoering van een opdracht bewaar.

Wanneer ik toestemming als wettelijke grondslag gebruik, leg ik deze vast en houd ik rekening met eventuele intrekking. Ik beoordeel ook of de gekozen bewaartermijn en het verdere gebruik passend blijven bij het doel waarvoor de foto's zijn verzameld.

Contactgegevens en communicatie

E-mails, WhatsApp-berichten en contactgegevens bewaar ik zolang deze noodzakelijk zijn voor het contact, de uitvoering en afhandeling van opdrachten, of zolang een andere geldige grondslag of wettelijke verplichting verdere bewaring rechtvaardigt.

-Financiële administratie

Facturen en andere gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen, bewaar ik gedurende de toepasselijke wettelijke termijn. Voor de meeste basisgegevens van de Nederlandse bedrijfsadministratie geldt een bewaartermijn van zeven jaar.

Wanneer gegevens niet meer noodzakelijk zijn en er geen geldige reden bestaat om ze te bewaren, verwijder ik deze of anonimiseer ik ze waar dat passend is.

7. Publicatie van foto's

Ik kan geselecteerde foto's gebruiken voor mijn portfolio en promotie, bijvoorbeeld op:

• Mijn eigen website.

• Instagram.

• Facebook.

• Andere zakelijke promotiekanalen.

Wanneer ik mij voor publicatie op toestemming baseer, vraag ik deze vooraf en afzonderlijk van de boeking van de fotoshoot.

Het geven van toestemming is vrijwillig. Je kunt een fotoshoot boeken zonder toestemming te geven voor publicatie van foto's, en het weigeren van toestemming heeft geen invloed op de uitvoering van de opdracht.

Ik leg vast waarvoor toestemming is verleend, zodat duidelijk is welke foto's en publicatiedoeleinden onder die toestemming vallen.

-Toestemming intrekken

Je kunt je toestemming op ieder moment intrekken door een e-mail te sturen naar robinthoma@live.nl.

Na intrekking stop ik met verdere publicatie op basis van die toestemming en verwijder ik de betreffende foto's van mijn eigen website en sociale media, voor zover deze onder mijn controle staan.

Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Ik kan niet garanderen dat kopieën die derden al hebben opgeslagen, gedeeld of opnieuw gepubliceerd volledig van internet verdwijnen.

Voor foto's waarop meerdere herkenbare personen staan, houd ik rekening met de rechten en belangen van alle betrokkenen en met eventuele toestemmingsvereisten.

8. Foto's van kinderen en minderjarigen

Ik fotografeer regelmatig gezinnen, kinderen en pasgeborenen.

Bij foto's van minderjarigen houd ik rekening met hun privacy en hun recht op bescherming van persoonsgegevens.

Wanneer ik toestemming als wettelijke grondslag voor publicatie gebruik, vraag ik de toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger wanneer dat wettelijk vereist is. Daarbij houd ik rekening met de leeftijd en belangen van het kind en, waar passend, met de eigen wensen van het kind.

Toestemming voor het maken en afleveren van foto's staat los van toestemming voor publicatie op mijn website, sociale media of andere promotionele kanalen.

Ik publiceer foto's van minderjarigen niet automatisch omdat een ouder een fotoshoot heeft geboekt.

9. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik verkoop persoonsgegevens niet en verstrek deze niet aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.

Voor mijn dienstverlening gebruik ik onder andere:

• Microsoft Outlook: voor e-mailcommunicatie.

• WhatsApp: voor communicatie met klanten.

• Instagram en Facebook (Meta): voor zakelijke sociale media en publicatie van foto's.

• Pic-Time: voor online fotogalerijen en het leveren van foto's.

• WeTransfer: soms voor het versturen van bestanden.

Deze aanbieders kunnen persoonsgegevens verwerken bij het leveren van hun diensten. Welke gegevens zij verwerken, hoe lang deze worden bewaard en waar deze worden verwerkt, hangt af van de betreffende dienst en de toepasselijke voorwaarden.

Ik controleer waar nodig of passende afspraken over gegevensverwerking zijn vastgelegd en of eventuele internationale doorgiften voldoen aan de AVG.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer een wettelijke verplichting dat vereist of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.

10. Hoe beveilig ik persoonsgegevens?

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en onrechtmatige verwerking.

Mijn huidige werkwijze omvat onder andere:

• Opslag van fotobestanden op een externe harde schijf.

• Een tijdelijke extra kopie op een tweede opslagmedium.

• Beveiliging van mijn computer met een wachtwoord of toegangscode.

• Gebruik van tweestapsverificatie waar mogelijk.

• Installatie van beveiligingsupdates.

• Zorgvuldige omgang met klantcommunicatie en toegangsgegevens.

Ik beoordeel mijn beveiligingsmaatregelen regelmatig en verbeter deze waar nodig. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit versleuteling van opslagmedia, het controleren van back-ups en het beperken van toegang tot klantbestanden.

Geen enkele methode kan absolute veiligheid garanderen.

11. Wat gebeurt er bij een datalek?

Een datalek kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer een harde schijf wordt gestolen, bestanden verloren gaan of een onbevoegde toegang krijgt tot een account of klantbestanden.

Wanneer zich een mogelijk datalek voordoet, beoordeel ik de aard en omvang van het incident, welke persoonsgegevens betrokken zijn en welke risico's dit oplevert voor de betrokken personen.

Wanneer de AVG dit vereist, meld ik het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeer ik de betrokken personen. Een meldplichtig datalek moet in beginsel binnen 72 uur na ontdekking bij de toezichthouder worden gemeld, tenzij een uitzondering van toepassing is.

Ik neem waar mogelijk maatregelen om de gevolgen te beperken en herhaling te voorkomen.

12. Welke privacyrechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG, afhankelijk van de omstandigheden, de volgende rechten:

• Inzage: je kunt vragen welke persoonsgegevens ik van je verwerk.

• Rectificatie: je kunt verzoeken onjuiste gegevens te corrigeren.

• Verwijdering: je kunt verzoeken persoonsgegevens te verwijderen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

• Beperking: je kunt in bepaalde gevallen vragen de verwerking tijdelijk te beperken.

• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.

• Overdraagbaarheid: in bepaalde gevallen kun je vragen je gegevens in een bruikbaar formaat te ontvangen of door te laten sturen.

• Intrekking van toestemming: wanneer een verwerking op toestemming berust, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

Je kunt een verzoek indienen via robinthoma@live.nl.

Ik reageer wanneer mogelijk binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken worden ingediend, kan deze termijn onder de wettelijke voorwaarden worden verlengd. Als dat gebeurt, informeer ik je daarover.

Sommige gegevens kan ik niet direct verwijderen wanneer ik verplicht ben deze te bewaren of wanneer verdere verwerking noodzakelijk is voor bijvoorbeeld juridische aanspraken. Ik licht dan toe welke regels van toepassing zijn.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Ik kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer mijn werkwijze, diensten of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie is beschikbaar via mijn website: https://www.robinthoma.nl.